jaarverslag



JAARVERSLAG 2018


1. Inleiding

Deze verslaglegging is opgesteld volgens de ANBI richtlijnen van de Belastingdienst.
De inkomsten zijn naar herkomst gespecificeerd (donaties, sponsoring of verkopen) en de uitgaven zijn verbijzonderd naar de kernactiviteiten, administratie- en organisatiekosten.

1.2 Samenvatting jaarverslag 2018


1.2.1 Organisatie
Als opvolger van de overleden secretaris Wil Doyen, is door het bestuur dhr. Jo Engels benoemd en als secretaris van de Stichting ingeschreven bij de KvK.

1.2.2 Activiteiten

In 2018 werden 10 vrachten met hulpgoederen naar humanitaire hulporganisaties in Polen verzonden. Dit zijn 3 vracht minder dan in 2017. De afname wordt geweten aan het verminderde aanbod van hulpgoederen

1.2.3 Financiën
De totale inkomsten hebben € 17898,68 bedragen. Dit een toename met € 4.167,57 t.o.v. 2017, door eenmalige bijzondere giften.
De financiële reserves bedroegen per ultimo ‘18 € 8.793,55 Dit is een toename van de reserves met € 209,68 t.o.v. 2017.
Totaal bestede uitgaven in 2018 bedroeg € 17.689,00. De afname t.o.v. 2017 met € 3.296,04 is vooral een gevolg van het verminderde aantal vrachten (3).

In de toelichting punt 4.3 zijn de gegevens over de herkomst en besteding van de financiële middelen verbijzonderd

2. Organisatie

2.1.De statutaire gegevens van de Stichting bij de Kamer van Koophandel
KvK-nummer: 41078130
Status: Rechtspersoon
RSIN nummer 806038445
Rechtsvorm Stichting
Statutaire naam: Stichting Hulp aan de Allerarmsten in Polen
Statutaire zetel: Gronsveld
Bezoekadres: Voerenweg 40 6247 EG Rijckholt
Telefoonnummer 043-4082192
Datum akte van oprichting: 21-11-1990
Statutenwijziging 02-07-1997
Activiteiten SBI-code: 889994 – Overkoepelende organen, samenwerkings- en adviesorganen en fondsen op het gebied van welzijnswerk/ welzijnszorg

2.2 Contactgegevens en bestuurssamenstelling:

Het dagelijkse bestuur van de Stichting bestaat uit:

De overige bestuursleden zijn:
Jules Curfs Dr Poelsstraat 12 6247 BW Gronsveld 043-4081706
Wil Dupont Carolusweg 2 6247 CV Rijckholt 043-4081731
Laurent Peeters Dr. Poelsstraat 1 E 6247 BW Gronsveld 043-4082136
Sjir Reinartz Arn.Somyasingel 4 623­1 HV Meerssen 043-364­8143
Martin Schrijnemaekers Vuursteenstraat 6247 CP Rijckholt 043-4082961
Tevens kan de stichting voor de uitvoerende activiteiten beschikken over vrijwilligers

2.3 Beleidsplan 2018

De belangrijkste activiteiten hebben bestaan uit:
  • het inzamelen van hoogwaardige hulpgoederen zoals kleding, (school)meubilair, ziekenhuisbedden, medische hulpmiddelen, huisraad, voedsel, e.d. in de (eu)regio Zuid Limburg.
  • Voor 2018 waren 13 hulptransporten gepland, elk met ca 90m3 (totaal ruim 1260 m3) aan hulpgoederen. Gerealiseerd zijn er 10 vrachten
  • Het financieel ondersteunen van projecten van humanitaire organisaties in Polen.
  • Bieden van incidentele noodhulp voor de schrijnende gevallen.

De hulpgoederen waren vooral bestemd voor de Brata Alberta Stichting (de Poolse variant van het Leger des Heils) in Miechow/Krakau , de apotheek voor armlastige patiënten Członkowie Stowarzyszenia Pomocy Obywatelskiej im en de hulporganisatie Chleb Źycie van de zuster Magareta in Grocholice, Sadowie en Jankowice.

2.4 Beloningsbeleid
Volgens het huishoudelijk reglement van de Stichting (punt 7b) dient iedere medewerker bereid te zijn, alle werkzaamheden pro Deo uit te voeren, tenzij de hele groep anders beslist m.b.t. het bereiken van het gestelde doel. Sinds de oprichting van de Stichting in 1990 is nog nooit een dergelijke beloning toegekend.

2.5 Doelstellingen van de Stichting
De hoofddoelstelling van de Stichting zijn samengevat in een viertal kernactiviteiten. Deze hoofddoelen zijn:
  • het inzamelen van relevante hulpgoederen voor hulpbehoevenden in Polen;
  • het verzenden van deze hulpgoederen naar instanties en instellingen die zich in Polen bezighouden met het bieden van onderdak of steun aan thuislozen en hulpzoekenden;
  • het ondersteunen van projecten die een structurele verbetering bieden voor de doelgroep;
  • het bieden van incidentele noodhulp.



3. HULPVERLENING IN 2018


3.1 Doelgroep
De kern van de hulpverlening van de Stichting is het inzamelen en transporteren van bruikbare hulpmiddelen voor hulp aan armlastige noodlijdenden mensen in Polen.
De structurele hulp wordt verleend via humanitaire organisatie ter plaatse zoals:
  • de Brata Alberta Stichting (de Poolse variant van het Leger des Heils) in Miechow/Krakau;
  • de hulporganisatie Chleb Źycie van de zuster Magareta in Grocholice, Sadowie en Jankowice;
  • de apotheek van de vrijwilligersorganisatie Członkowie Stowarzyszenia Pomocy Obywatelskiej im. Anny Fiszerowej;

3.2 De activiteiten van de Stichting:

3.2.1 inzamelen van hulpgoederen en financiële middelen

Meermalen per week worden aangeboden spullen in de regio opgehaald (inzamelen en transporteren van hulpgoederen, opslag en beheren van de magazijnen) Daarbij wordt getracht om zoveel mogelijk selectief te werk te gaan, om alleen goed bruikbare en waardevolle goederen in te nemen, die zeer gewenst zijn bij de ontvangers van de hulp in Polen en de transportkosten rechtvaardigen.
Naast het ophalen van spullen aan huis, komt een groot deel van de aangeboden goederen (vooral kleding) binnen via het inzamelpunt bij de voorzitter Theo van de Weerdt in Rijckholt-Gronsveld

Bij een aantal apotheken in de regio wordt maandelijks de teruggebrachte medicijnen opgehaald, tbv de Apotheek (Apteki Leko-Darow vh Solidartnosc-comité) in Krakau.
Deze medicijnen worden gecontroleerd op hun vervaldatum en volgende Poolse instructies getoetst en geregistreerd overgedragen aan de Apotheek.

In de maand december wordt de jaarlijkse inzamelactie van kerstpakketten gehouden. Deze actie wordt door de lokale kranten "de Limburger" publicitair ondersteund met een gesponsorde advertentie. In 2018 is de jaarlijkse publicatie van de kerstactie gehalveerd in een halve pagina, Ook is het promotie artikel in de krant beperkt tot de editie voor de regio Maastricht

De Stichting doet niet aan huis aan huiscollectes.
Voor het verwerven van de noodzakelijke financiële middelen zijn we aangewezen op donaties, legaten, sponsoring en subsidies.
Een substantieel deel van de inkomsten wordt verkregen met het deelnemen met verkoopstands aan braderieën en rommelmarkten.

3.2.2 Verzenden van hulpgoederen
Het verzenden van de ingezamelde hulpgoederen is de kernactiviteit van de Stichting.
In 2018 werden 10 vrachten van elk 90 m3 met hulpgoederen, verzonden naar Polen.
Dit zijn 3 vrachten minder dan gepland.





Overzicht van de verzonden transporten en hun bestemming
Vracht nr
Verzenddatum

Bestemming in Polen
26-01-2018
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
02-03-2018
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
23-03-2018
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
04-05-2018
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
08-06-2018
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
05-07-2018
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
09-08-2018
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
27-09-2018
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
09-11-2018
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
14-12-2018
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

Met de vrachten voor Miechow worden ook de ingezamelde medicijnen verzonden voor de Apotheek Stowarzyszenie Pomocy Obywatelskiej im Anna Fischer in Krakau en overige hulppakketten voor derden.
Vanaf april ’16 worden de goederen voor Chleb Źycie Zuster Magareta Grocholice, Sadowie/Jankowice afgeleverd bij Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

3.2.3 Projecten en incidentele hulpverlening

Financiële hulp is verleend aan de apotheek van de vrijwilligersorganisatie Członkowie Stowarzyszenia Pomocy Obywatelskiej im. Anny Fiszerowej, € 250,- (incl financiële hulp voor zuster Maya);
Door het niet reageren van de organisatie Chleb Źycie, Sadowie/Jankowice, om de gelden van het “project Wil Doyen” te besteden aan een project voor kinderen, is in overleg met Sabine Doyen-Laux, besloten om het bedrag (€ 1400,00) over te maken naar Apotheek Stowarzyszenie Pomocy Obywatelskiej im Anna Fischer in Krakau.

4. FINANCIEEL OVERZICHT 2018

4.1 BALANS PER 31-12-2018
activa


passiva


 
Per 31-12-2017
Per 31-12-2018
 
per 31-12-2017
Per 31-12-2018
Kas
553,87
608,00
Chleb Źycie Jankowice
1.400,-

Rabobank betaalrekening
4.676,91
4.832,40
 


SNS-Regiobank
147,38
147,44
 


Rabobank spaarrekening
3.205,71
3.205,71
eigen vermogen
7.183,87
8.793,55
Totaal
8.583,87
8.793,55
 
8.583,87
8.793,55
De magazijnvoorraad hulpgoederen, markttenten, inventaris en andere hulpmiddelen (o.a heftruck) zijn niet met een financiële waarde in de balans opgenomen

4.2. EXPLOITATIEOVERZICHT

In het overzicht zijn ter vergelijking de bedragen van het voorgaande jaar opgenomen.
INKOMSTEN 2018 (versus 2017)
 
2018
2017
Donaties&Subsidies
14.328,79
10.161,19
Rente
0,06
1,20
Parkfeest Klokke Roeland
0
1.145,00
Giften ter nagedachtenis Wil Doyen
0
1.089,98
Giften ter nagedachtenis Rosien&Pierre Gybels
2.300,50

Markten&magazijn verkopen
1.269,33
4.630,05



TOTALE INKOMSTEN
17.898,68
17.027,42


UITGAVEN 2018(versus 2017)
 
2018
2017
Vervoerskosten hulptransporten
11.570,00
15.896,81
Humanitaire projecten
1.650,00
700,00
Administratiekosten
588,70
1.042,71
Relatiebeheer & PR
238,50
360,40
Vrijwilligersdag
960,35
903,48
Magazijn-en laadkosten
622,23
1.518,18
Marktkosten
228,79
463,46
Overige kosten
1.830,43
100,00



TOTALE UITGAVEN
17.689,00
20.985,04

4.3 TOELICHTING INKOMSTEN EN UITGAVEN
De opmerkelijke stijging van de inkomsten 2018 tov 2017 ( € 4.200, ) komt door de extra giften van de Stg Oud Papier Eijsden van € 2850,- en een relevante gift van de Ztrs Barmhartigheid
2.500,- ,
Een belangrijk deel van de inkomsten wordt verkregen met de kerstactie in de maand december, waardoor er aan het einde van het boekjaar een verhoogde kaspositie ontstaat.
De verminderde marktopbrengsten in 2018 is een gevolg van het afgezien van deelname aan het kunstweekend Rijckholt, wegens de extreme hitte, en het aflasten van de najaarmarkt door de Supportersclub.

4.3.1 Donaties & Subsidies
Substantiële giften (> € 500,00) werden ontvangen van:
Stg Oud Papier Eijsden € 2.850,00
Ztrs Barmhartigheid € 2.500,00
Gemeente Eijsden-Margraten € 1.000,00
Stg Huls Thewissen € 1.000,00
SMHO Meersen € 600,00
Bervoets € 500,00
site bezoekkrakau.nl € 500,00
De overige donaties (€ 5.378,79 ) werden in kleinere bedragen van ca 120 (vaste) donateurs ontvangen

4.3.2 Vervoerskosten
Het vervoer van de hulpgoederen naar Polen werd verricht door het vrachtbedrijf Wiktor uit Krakau. In 2018zijn er in totaal 10 vrachten met hulpgoederen verzonden naar Polen, die in totaal € 11.070,00 hebben gekost. Voor brandstof is € 500,00 betaald.

4.3.3 Humanitaire projecten
Zie toelichting onder punt 3.2.3

4.3.4 Administratiekosten

De post administratiekosten ( € 588,70) bestaat uit de volgende uitgaven:
Kosten 2018 versus 2017
2018
2017
Portokosten
70,70
80,80
Bankkosten
139,35
143,18
Verzekering heftruck
217,79
217,79
Advertentie kerstactie
0,00
235,95
Website
49,85
299,11
Printkosten .
88,24
41,40
ANBI registratie internet
0,00
10,00
PC kosten
22,36

Overig
0,41
14,48
TOTALE UITGAVEN
588,70
1042,71

4.3.5 Relatiebeheer
In de post relatiekosten zijn begrepen de kosten voor advertentie overleden secretaris, bloemen en gift overleden relaties, consumpties voor de ophalers van oud papier Eijsden, een presentje voor jubileum, ziekte, e.d., evenals de kosten van ca 20 vlaaien, die als attentie voor het verlenen van diensten (advertentie Kerstactie) of het leveren van hulpgoederen, worden aangeboden.

4.3.6 Vrijwilligersdag
Jaarlijks wordt een vrijwilligersdag georganiseerd met een hapje en een drankje voor onze vrijwilligers met partner, als blijk van waardering voor de belangeloze inzet gedurende het gehele jaar. Aan de vrijwilligersdag werd door 60 personen deelgenomen incl. (bestuurs)leden van de Stg. Oud Papier Eijsden enkele sponsors en relaties.
De kosten hebben € 960,35 bedragen, na aftrek van de sponsoring van € 1250,00 door het Koetshuis Rijckholt.

4.3.7 Magazijnkosten
De overige magazijnkosten zijn de cateringkosten (o.a.30 vlaaien) en een drankje tijdens en na de laad-en loswerkzaamheden van de ingezamelde spullen.

4.3.8 Marktkosten
De marktkosten zijn voor het deeg van de wafels (€154,24), en € 75,00 voor de catering ( drank, koffie en vlaaien), die gemaakt zijn, tijdens het plaatsen, in- en opruimen van de tenten en marktkramen door de standbemanning tijdensde meerdaagse marktdagen.

4.3.9. Overige kosten
De post overige kosten € 1.830,43 betreft de reparatiekosten van de bestelbus (€ 1.370,63) en de onderdelen van de wafelijzers ( € 459,80)
Statutair ontvangen de leden en vrijwilligers van de Stichting geen vergoeding voor verrichte werkzaamheden. Verder kent de Stichting geen declaratiecultuur, waardoor gemaakte kosten als een fiscaal aftrekbare donatie wordt beschouwd.

De financiële verantwoording is door de kascontrolecommissie ( de bestuursleden J. Curfs en
J. Engels) op 14 januari 2018 gecontroleerd en akkoord bevonden (zie bijlagen)

Gronsveld 11-8-2019

Het bestuur


wg wg wg

Th van de Weerdt J. Engels Marcel Brouwers
Voorzitter secretaris penningmeester

Bijlage 2
1.Gecontroleerde eindbalans 2018
2.Controle items kascontrole 2018












JAARVERSLAG 2017   
1.     Inleiding  
Jaarlijks wordt door de Stichting Hulp aan de Allerarmsten in Polen, een verslag gemaakt van de uitgevoerde activiteiten, met de daarbij behorende de financiële verantwoording van het betreffende boekjaar.  
Deze verslaglegging is opgesteld volgens de ANBI richtlijnen van de Belastingdienst.
De inkomsten zijn naar herkomst gespecificeerd (donaties, sponsoring of verkopen) en de uitgaven zijn verbijzonderd naar de kernactiviteiten, administratie- en organisatiekosten.
 

1.2     Samenvatting jaarverslag 2017  
1.2.1 Organisatie  
De bestuurssamenstelling is in 2017 gewijzigd door het overlijden van de secretaris, dhr. Wil Doijen op 8 maart ’18.  
Als opvolger is door het bestuur dhr. Jo Engels benoemd en als zodanig ingeschreven bij de KvK.  

1.2.2     Activiteiten  
In 2017 werden 13 vrachten met hulpgoederen naar humanitaire hulporganisaties in Polen verzonden. Dit is 1 vracht meer dan in 2016.  

1.2.3     Financiën  
De totale inkomsten hebben € 17.027,42 bedragen. Dit een vermindering met € 3.3252,74 tov - 2016.
Oorzaken zijn minder ontvangen donaties en giften
 
De financiële reserves bedroegen per ultimo ‘17 € 7.183,87. Dit is een afname van de reserves met  € 5.357.27 t.o.v. 2016 . Redenen zijn verminderde inkomsten en stijging van de uitgaven door  de reparatiekosten van de heftruck (€ 1028,50), reparatie bestelbus (€ 1005,81) 1 vracht meer, als ook het aangaan van de projectverplichting met hulporganisatie Chleb Źycie van de zuster Magareta in Jankowice  (besteding opbrengst ter nagedachtenis Wil Doyen € 1.400,-)  

Totaal bestede uitgaven in 2017 bedroeg € 20.985,04 Een toename t.o.v. 2016 met € 1.966,08.  
De uitgaven zijn besteed aan vervoerskosten € 15.896,81.-, financiële hulp € 700,- en organisatie, en exploitatie kosten € 4.388.23  
Onder punt 4 zijn de financiële gegevens nader toegelicht. 
2. Organisatie  

2.1.De statutaire gegevens van de Stichting bij de Kamer van Koophandel  

KvK-nummer:                         41078130  
Status:                                Rechtspersoon  
RSIN     nummer                    806038445  
Rechtsvorm                         Stichting  
Statutaire naam:                    Stichting Hulp aan de Allerarmsten in Polen  
Statutaire zetel:                     Gronsveld  
Bezoekadres:                         Voerenweg 40 6247 EG Rijckholt      
Telefoonnummer                      043-4082192  
Datum akte van oprichting:     21-11-1990  
Statutenwijziging                 02-07-1997  
Activiteiten SBI-code:             889994 – Overkoepelende organen, samenwerkings- en adviesorganen enfondsen op het gebied van welzijnswerk/ welzijnszorg  

2.2 Contactgegevens en bestuurssamenstelling:  

Het dagelijkse bestuur van de Stichting bestaat uit:  
• voorzitter; Theo van de Weerdt, Voerenweg 34, 6247 EK Rijckholt
e-mail:
voorzitter@help-polen.nl  043-4081570  
• secretaris; Jo Engels, Voerenweg 40 6247 EG Rijckholt
e-mail:
johannesengels@online.nl,  043-4082192  
• penningmeester, Marcel Brouwers, Baroniestraat 18, 6247 EG Rijckholt
e-mail:
penningmeester@help-polen.nl   043-4081780;  

De overige bestuursleden zijn:  
Jules Curfs    Dr Poelsstraat 12    6247 BW Gronsveld     043-4081706  
Wil Dupont        Carolusweg 2    6247 CV Rijckholt     043-4081731  
Laurent Peeters        Dr. Poelsstraat 1 E    6247 BW Gronsveld     043-4082136  
Sjir Reinartz        Arn.Somyasingel 4     6231 HV Meerssen      043-3648143  
Martin Schrijnemaekers    Vuursteenstraat     6247 CP Rijckholt      043-4082961  

Tevens kan de stichting voor de uitvoerende activiteiten beschikken over 11 vaste vrijwilligers  

2.3     Beleidsplan 2017  

De belangrijkste activiteiten hebben bestaan uit:  
• het inzamelen van hoogwaardige hulpgoederen zoals kleding, (school)meubilair, ziekenhuisbedden, medische hulpmiddelen, huisraad, voedsel, e.d. in de (eu)regio Zuid Limburg.  
• Voor 2017 zijn 14 hulptransporten gepland, elk met ca 90m3 (totaal ruim 1260 m3) aan hulpgoederen. Gerealiseerd zijn er 13 vrachten  
• Het financieel ondersteunen van duurzame projecten van humanitaire organisaties in Polen.  
• Bieden van incidentele noodhulp voor de schrijnende gevallen.  

De hulpgoederen waren met name bestemd voor de Brata Alberta Stichting (de Poolse variant van het Leger des Heils) in Miechow/Krakau , de apotheek voor armlastige patiënten Członkowie Stowarzyszenia Pomocy Obywatelskiej im en de hulporganisatie Chleb Źycie van de zuster Magareta in Grocholice, Sadowie en Jankowice.  

2.4 Beloningsbeleid  
Volgens het huishoudelijk reglement van de Stichting (punt 7b) dient iedere medewerker bereid te zijn, alle werkzaamheden pro Deo uit te voeren, tenzij de hele groep anders beslist m.b.t. het bereiken van het gestelde doel. Sinds de oprichting van de Stichting in 1990 is nog nooit een dergelijke beloning toegekend.  

2.5 Doelstellingen van de Stichting  
De hoofddoelstelling van de Stichting zijn samengevat in een viertal kernactiviteiten. Deze hoofddoelen zijn:  
• het inzamelen van relevante hulpgoederen voor hulpbehoevenden in Polen;  
• het verzenden van deze hulpgoederen naar instanties en instellingen die zich in Polen bezighouden met het bieden van onderdak of steun aan thuislozen en hulpzoekenden;  
• het ondersteunen van projecten die een structurele verbetering bieden voor de doelgroep;  
• het bieden van incidentele noodhulp.  
3. HULPVERLENING IN 2017  

3.1 Doelgroep  
De kern van de hulpverlening van de Stichting is het inzamelen en transporteren van bruikbare hulpmiddelen voor hulp aan armlastige noodlijdenden mensen in Polen.  
De structurele hulp wordt verleend via humanitaire organisatie ter plaatse zoals:  
• de Brata Alberta Stichting (de Poolse variant van het Leger des Heils) in Miechow/Krakau;  
• de hulporganisatie Chleb Źycie van de zuster Magareta in Grocholice, Sadowie en Jankowice;  
• de apotheek van de vrijwilligersorganisatie Członkowie Stowarzyszenia Pomocy Obywatelskiej im. Anny Fiszerowej;  

3.2 De activiteiten van de Stichting:  

3.2.1 inzamelen van hulpgoederen en financiële middelen  

Meermalen per week worden aangeboden spullen in de regio opgehaald (inzamelen en transporteren van hulpgoederen, opslag en beheren van de magazijnen) Daarbij wordt getracht om zoveel mogelijk selectief te werk te gaan, om alleen goed bruikbare en waardevolle goederen in te nemen, die zeer gewenst zijn bij de ontvangers van de hulp in Polen en de transportkosten rechtvaardigen.  
Naast het ophalen van spullen aan huis, komt een groot deel van de aangeboden goederen (vooral kleding) binnen via het inzamelpunt bij de voorzitter Theo van de Weerdt in Rijckholt-Gronsveld  

Bij een aantal apotheken in de regio wordt maandelijks de teruggebrachte medicijnen opgehaald, tbv de Apotheek (Apteki Leko-Darow vh Solidartnosc-comité) in Krakau.  
Deze medicijnen worden gecontroleerd op hun vervaldatum en volgende Poolse instructies getoetst en geregistreerd overgedragen aan de Apotheek.  

In de maand december wordt de jaarlijkse inzamelactie van kerstpakketten gehouden. Deze actie wordt door de lokale kranten "de Limburger" en het "Limburgs Dagblad” publicitair ondersteund met een gesponsorde advertentie.  


De Stichting doet niet aan huis aan huiscollectes.  
Voor het verwerven van de noodzakelijke financiële middelen zijn we aangewezen op donaties, legaten, sponsoring en subsidies.  
Een substantieel deel van de inkomsten wordt verkregen met het deelnemen met verkoopstands aan braderieën en rommelmarkten.  

3.2.2 Verzenden van hulpgoederen  

Het verzenden van de ingezamelde hulpgoederen is de kernactiviteit van de Stichting.  
In 2017werden 13 vrachten van elk 90 m3 met hulpgoederen, verzonden naar Polen.  
Dit is 1 vracht minder dan gepland en 1 meer dan in het voorgaande jaar 2016 
Overzicht van de verzonden transporten en hun bestemming  

Vracht nr Verzenddatum Bestemming in Polen

19-01-2017 Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

17-02-2017 Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

31-03-2017 Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

13-04-2017 Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

05-05-2017 Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

01-06-2017 Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

30-06-2017 Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

21-07-2017 Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

17-09-2017 Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

12-10-2017 Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

17-11-2017 Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

30-11-2017 Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

21-12-2017 Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
Met de vrachten voor Miechow worden ook de ingezamelde medicijnen verzonden voor de Apotheek Stowarzyszenie Pomocy Obywatelskiej im Anna Fischer in Krakau en overige hulppakketten voor derden.  
Vanaf april ’16 worden de goederen voor Chleb Źycie Zuster Magareta Grocholice, Sadowie/Jankowice afgeleverd bij Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów  

3.2.3 Projecten en incidentele hulpverlening  

Financiële hulp is verleend aan de apotheek van de vrijwilligersorganisatie Członkowie Stowarzyszenia Pomocy Obywatelskiej im. Anny Fiszerowej, € 700,- (incl financiële hulp voor zuster Maya);  
De verminderde uitgave voor incidentele hulpverlening met  € 1.050,- wordt geweten aan het niet doorgaan van het werkbezoek in 2017. Door chronische ziekte van mw Maria Kilanowska is de steun en toeverlaat van de Stichting ter plaatse niet meer beschikbaar. Hierdoor worden geen knelgevallen voor noodhulp aan armlastige gezinnen meer aangedragen.  
Ook de vermindering van de reserves heeft er toe geleid, om de financiële hulpverlening te beperkingen.  

4. FINANCIEEL OVERZICHT 2017 
4.1 BALANS PER 31-12-2017  

activa

passiva


Per 31-12-2016 Per 31-12-2017
per 31-12-2016 Per 31-12-2017
Kas €.      409,00 €        553,87 Chleb Źycie Jankowice €       1.400,-
Rabobank betaalrekening €    8.880,60 €     4.676,91

SNS-Regiobank €         46,18 €        147,38

Rabobank spaarrekening €    3.205,71 €     3.205,71 eigen vermogen €    12.541,49 €    7.183,87
Totaal €  12.541,49 €     8.583,87
 €    12.541,49 €    8.583,87
De magazijnvoorraad hulpgoederen, markttenten, inventaris en andere hulpmiddelen (o.a heftruck) zijn niet met een financiële waarde in de balans opgenomen

4.2. EXPLOITATIEOVERZICHT  

In het overzicht zijn ter vergelijking de bedragen van het voorgaande jaar opgenomen.  

INKOMSTEN 2017 (versus 2016)  

Donaties&Subsidies                             €    10.161,19    ( 2016  €  13.727,31)    Rente                                                     €            1,20    ( 2016  €        20,13)      
Parkfeest Klokke Roeland                    €      1.145,00    ( 2016  €            0,0)  
Giften ter nagedachtenis Wil Doyen     €      1.089,98Markten&magazijn verkopen               €      4.630,05    ( 2016  €  6.522,70 )      
TOTALE INKOMSTEN                      €    17.027,42    ( 2016  €  20.270,14)      

UITGAVEN 2017 (versus 2016)  
Vervoerskosten hulptransporten         € 15.896,81      (2016      13.943,00 )  
Humanitaire projecten                             700,00      ( 2016       € 1.650,00 )  
Administratiekosten                               1.042,71    ( 2016        € 844,20 )  
Relatiebeheer & PR                                  360,40    ( 2016         €248,90 )  
Vrijwilligersdag                                       903,48     ( 2016         €470,00 )  
Magazijn-en laadkosten                      €   1.518,18  -    ( 2016         €673,61 )  
Marktkosten                                             463,46       ( 2016         €756,65 )  
Overige kosten                                    €      100,00       ( 2016          €432,60 )  
TOTALE UITGAVEN                         20.985,04    ( 2016    € 19.018,96) 
Het verschil € 3.957,61 is ten laste van de reserves geboekt  

4.3 TOELICHTING INKOMSTEN EN UITGAVEN 
Het verschil met de inkomsten 2016/2017 komt door dat er geen giften zijn ontvangen van relevante donateurs (Ztrs Barmhartigheid € 2.500,- , Stg Oud Papier Eijsden  € 1.350,-)  
Een belangrijk deel van de inkomsten wordt verkregen met de kerstactie (in december), waardoor er aan het einde van het boekjaar een verhoogde kaspositie ontstaat.  
De organisatie van het Parkfeest Klokke Roeland, is 2017 opgeheven, waardoor uit de reserves een bedrag van € 1.145,00 is ontvangen.  


4.3.1 Donaties & Subsidies  

Substantiële giften (> € 500,00) werden ontvangen van:  

Gemeente Eijsden-Margraten     €1.000,00  
Stg Huls Thewissen                    €1.000,00  
SMHO Meersen                          €   500,00  
De overige donaties (€ 7.661,19 ) werden in kleinere bedragen van ca 200 (vaste) donateurs ontvangen  

4.3.2 Vervoerskosten 
Het vervoer van de hulpgoederen naar Polen werd verricht door het vrachtbedrijf Wiktor uit Krakau.  
In 2017zijn er in totaal 13 vrachten met hulpgoederen verzonden naar Polen, die in totaal  
€ 14.391 hebben gekost.  
Voor de overige vervoerkosten (brandstof € 500,00) en reparatiekosten ( € 1.005,81) gebruik prive bestelbus voor het inzamelen van hulpgoederen is € 1.505,81 besteed.  

4.3.3 Humanitaire projectenZie toelichting onder punt 3.2.3  

4.3.4 Administratiekosten  

De post administratiekosten ( €1042,71) bestaat uit de volgende uitgaven:  
• Portokosten                             €    80,80     (2016 €82,85 )  
• Bankkosten                             €  143,18     (2016 133,38 )  
• Verzekering heftruck              €   217,79     (2016 €217,79)  
• Advertentie kerstactie            €   235,95      (2016 € 235,95)  
• Vernieuwen website               €   299,11      (2016  €119,79)  
• Printkosten    .                        €      41,40     (2016   € 63,30)  
• ANBI registratie internet                 €      10,00  
• Overig                                              €      14,48  

4.3.5 Relatiebeheer               
In de post relatiekosten zijn begrepen de kosten voor advertentie overleden secretaris, bloemen en gift overleden relaties, consumpties voor de ophalers van oud papier Eijsden, een presentje voor jubileum, ziekte, e.d., evenals de kosten van ca 20 vlaaien, die als attentie voor het verlenen van diensten (advertentie Kerstactie) of het leveren van hulpgoederen, worden aangeboden.  

4.3.6 Vrijwilligersdag  
Jaarlijks wordt een vrijwilligersdag georganiseerd met een hapje en een drankje voor onze vrijwilligers met partner, als blijk van waardering voor de belangeloze inzet gedurende het gehele jaar. Aan de vrijwilligersdag werd door 80 personen deelgenomen incl. (bestuurs)leden van de Stg. Oud Papier Eijsden en bestuursleden van Stichting SMHO Meerssen en enkele sponsors en relaties.  
De kosten hebben € 903,48 bedragen, na aftrek van de sponsoring van € 1250,00 door het Koetshuis Rijckholt.
Door de bijdrage (€ 500) van de externe genodigden (SMHO) resteren € 403,48 als kosten voor de vrijwilligersdag
 

4.3.7 Magazijnkosten  

De reparatie van de heftruck heeft € 1028,50 gekost. De overige magazijnkosten zijn de cateringskosten (o.a.30 vlaaien) en een drankje tijdens en na de laad-en loswerkzaamheden van de ingezamelde spullen.  

4.3.8 Marktkosten  
Dit waren vooral de kosten van de deeg van de wafels (€360,-), en de cateringskosten  €100  (koffie en 20 vlaaien), die gemaakt zijn, tijdens het plaatsen, inrichten en opruimen van de tenten en marktkramen en standbemanning voor de meerdaagse marktdagen.  

4.3.9. Overige kosten  
Statutair ontvangen de leden en vrijwilligers van de Stichting geen vergoeding voor verrichte werkzaamheden. Verder kent de Stichting geen declaratiecultuur, waardoor gemaakte kosten als een fiscaal aftrekbare donatie wordt beschouwd.  
Voor het jaargebruik van de eigen auto, telefoon en gsm, is als afkoopsom € 50,00, vergoed en is er  
€ 50 voor aankoop onderdelen fietsenmaker Beckers betaald.  

De financiële verantwoording is door de kascontrolecommissie ( de bestuursleden J. Curfs en  
J. Engels) op 28 maart 2018 gecontroleerd en akkoord bevonden (zie bijlagen)  

Gronsveld 17-7-2018  

Het bestuur 

Th van de Weerdt                                   J. Engels                               Marcel Brouwers          
Voorzitter                                               secretaris                                penningmeester                      
-----------------------------------------------------------------------------------------

JAARVERSLAG 2016






1.         Inleiding

In dit jaarverslag van de Stichting Hulp aan de Allerarmsten in Polen, zijn de uitgevoerde activiteiten, met de daarbij behorende de financiële verantwoording van dit boekjaar weergegeven.
Deze verslaglegging is volgens de ANBI richtlijnen van de Belastingdienst. De inkomsten zijn naar herkomst gespecificeerd (donaties, sponsoring of verkopen) en de uitgaven zijn verbijzonderd naar de kernactiviteiten, administratie- en organisatiekosten.

 

1.2       Samenvatting jaarverslag 2016

1.2.1    Activiteiten

In 2016 werden 12 vrachten met hulpgoederen naar humanitaire hulporganisaties in Polen verzonden. T.o.v. 2015 zijn dit 3 vrachten minder. Deze afname van ca 270 m3 hulpgoederen is een gevolg van minderde aanbod van spullen.

1.2.2    Financiën
De totale inkomsten hebben € 20.270,14 bedragen. Dit was € 1.153,- minder dan in 2015.
De financiële reserves bedroegen per ultimo ‘16 € 12.541,49 . De toename van de reserves met  € 1.251,- t.o.v. 2105 was een gevolg van het verminderde aantal vrachten.
Totaal bestede uitgaven in 2016 bedroeg € 19.018,96. T.o.v. 2015 € 4.569,- minder.
Dit betrof de vervoerskosten € 13.943.-, verstrekte financiële hulp1.650,- en organisatie, en exploitatie kosten € 3.426,-
Onder punt 4 zijn de financiële gegevens nader toegelicht

2. Organisatie

2.1.De statutaire gegevens van de Stichting bij de Kamer van Koophandel

KvK-nummer:                                               41078130
Status:                                                            Rechtspersoon
RSIN    nummer                                            806038445
Rechtsvorm                                                   Stichting
Statutaire naam:                                            Stichting Hulp aan de Allerarmsten in Polen
Statutaire zetel:                                             Gronsveld
Bezoekadres:                                                 Baroniestraat 12, 6247EG Gronsveld
Telefoonnummer                                          0434083024 0434081570
Datum akte van oprichting:                          21-11-1990
statutenwijziging                                          02-07-1997

Activiteiten SBI-code:   889994 –                  Overkoepelende organen, samenwerkings- en adviesorganen en fondsen op het gebied van welzijnswerk/ welzijnszorg

2.2 Contactgegevens en bestuurssamenstelling:

Het dagelijkse bestuur van de Stichting bestaat uit:

·       voorzitter; Theo van de Weerdt, Voerenweg 34, 6247 EK Rijckholt
e-mail: voorzitter@help-polen.nl
' 043-4081570

·       secretaris: Wil Doijen, Baroniestraat 12, 6247 EG Rijckholt
e-mail: doijen.laux@Ziggo.nl  
' 043-4083024

·       penningmeester, Marcel Brouwers, Baroniestraat 18, 6247 EG Rijckholt
e-mail: penningmeester@help-polen.nl  
' 043-4081780;

De overige bestuursleden zijn:
Jules Curfs Dr Poelsstraat 12 6247 BW Gronsveld 
043-4081706
Wil Dupont Carolusweg 2 6247 CV Rijckholt
043-4081731
Laurent Peeters Dr. Poelsstraat 1 E 6247 BW Gronsveld 043-4082136
Pierre Pinckaers M.L. Kingstr.15 6245 GG Eijsden 
043-4092712
Sjir Reinartz Arn.Somyasingel 4 623­1 HV Meerssen043-364­8143
Martin Schrijnemaekers Vuursteenstraat 6247 CP Rijckholt  043-4082961
Jo Engels Voerenweg 40 6247 EG Rijckholt  043-4082192

2.3       Beleidsplan 2017

 
De belangrijkste activiteiten zullen bestaan uit:

  • het inzamelen van hoogwaardige hulpgoederen zoals kleding, (school)meubilair, ziekenhuisbedden, medische hulpmiddelen, huisraad, voedsel, e.d. in de (eu)regio Zuid Limburg.
  • Voor 2017 zijn 14 hulptransporten gepland, elk met ca 90m3 (totaal ruim 1260 m3) aan hulpgoederen
  • Het financieel ondersteunen van duurzame projecten van humanitaire organisaties in Polen.
  • Bieden van incidentele noodhulp voor de schrijnende gevallen.

De hulpgoederen zijn met name bestemd voor de Brata Alberta Stichting (de Poolse variant van het Leger des Heils) in Miechow/Krakau , de apotheek voor armlastige patiënten Członkowie Stowarzyszenia Pomocy Obywatelskiej im. Anny Fiszerowej, het therapeutisch instituut voor gehandicapte kinderen Dom Nadziei" Nowa Huta in Krakau en de hulporganisatie Chleb Źycie van de zuster Magareta in Grocholice, Sadowie en Jankowice.


2.4 Beloningsbeleid

Volgens het huishoudelijk reglement van de Stichting (punt 7b) dient iedere medewerker bereid te zijn, alle werkzaamheden pro Deo uit te voeren, tenzij de hele groep anders beslist m.b.t. het bereiken van het gestelde doel. Sinds de oprichting van de Stichting in 1990 is nog nooit een dergelijke beloning toegekend.

2.5 Doelstellingen van de Stichting

De hoofddoelstelling van de Stichting zijn samengevat in een viertal kernactiviteiten. Deze hoofddoelen zijn:

·       het inzamelen van relevante hulpgoederen voor hulpbehoevenden in Polen;
·       het verzenden van deze hulpgoederen naar instanties en instellingen die zich in Polen bezighouden met het bieden van onderdak of steun aan thuislozen en hulpzoekenden;
·       het ondersteunen van projecten die een structurele verbetering bieden voor de doelgroep;
·       het bieden van incidentele noodhulp.


3. HULPVERLENING IN 2016


3.1 Doelgroep

De kern van de hulpverlening van de Stichting is het inzamelen en transporteren van bruikbare hulpmiddelen voor hulp aan armlastige noodlijdenden mensen in Polen.

De structurele hulp wordt verleend via humanitaire organisatie ter plaatse zoals:

  • de Brata Alberta Stichting (de Poolse variant van het Leger des Heils) in Miechow/Krakau;
  • de hulporganisatie Chleb Źycie van de zuster Magareta in Grocholice, Sadowie en Jankowice;
  • de apotheek van de vrijwilligersorganisatie Członkowie Stowarzyszenia Pomocy Obywatelskiej im. Anny Fiszerowej;

3.2 De activiteiten van de Stichting:
 
3.2.1 inzamelen van hulpgoederen en financiële middelen


Meermalen per week worden aangeboden spullen in de regio opgehaald (inzamelen en transporteren van hulpgoederen, opslag en beheren van de magazijnen) Daarbij wordt getracht om zoveel mogelijk selectief te werk te gaan, om alleen goed bruikbare en waardevolle goederen in te nemen, die zeer gewenst zijn bij de ontvangers van de hulp in Polen en de transportkosten rechtvaardigen.

Naast het ophalen van spullen aan huis, komt een groot deel van de aangeboden goederen (vooral kleding) binnen via het inzamelpunt bij de voorzitter Theo van de Weerdt in Rijckholt-Gronsveld

Bij een aantal apotheken in de regio wordt maandelijks de teruggebrachte medicijnen opgehaald, tbv de Apotheek (Apteki Leko-Darow vh Solidartnosc-comité) in Krakau.

Deze medicijnen worden gecontroleerd op hun vervaldatum en volgende Poolse instructies getoetst en geregistreerd overgedragen aan de Apotheek.

In de maand december wordt de jaarlijkse inzamelactie van kerstpakketten gehouden. Deze actie wordt door de lokale kranten "de Limburger" en het "Limburgs Dagblad” publicitair ondersteund met een gesponsorde advertentie.

De Stichting doet niet aan huis aan huiscollectes.
Voor het verwerven van de noodzakelijke financiële middelen zijn we aangewezen op donaties, legaten, sponsoring en subsidies.

Een substantieel deel van de inkomsten wordt verkregen met het deelnemen met verkoopstanden aan braderieën en rommelmarkten.

 3.2.2 Verzenden van hulpgoederen

Het verzenden van de ingezamelde hulpgoederen is de kernactiviteit van de Stichting.
In 2016 werden 12 vrachten van elk 90 m3 met hulpgoederen, verzonden naar Polen.

Door het opmerkelijke verminderde aanbod van hulpgoederen zijn er 3 vrachten minder vervoerd dan in 2015.

Overzicht van de verzonden transporten en hun bestemming

Vracht nr
Verzenddatum

Bestemming in Polen

  1.  
13-01-2016
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

  1.  
12-02-2016
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

  1.  
17-03-2016
Chleb Źycie Zuster Magareta Grocholice, Sadowie/Jankowice

  1.  
19-04-2016
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

  1.  
11-05-2016
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

  1.  
09-06-2016
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

  1.  
07-07-2016
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

  1.  
04-08-2016
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

  1.  
01-09-2016
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

  1.  
28-10-2016
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

  1.  
17-11-2016
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

  1.  
19-12-2016
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

Met de vrachten voor Miechow worden ook de ingezamelde medicijnen verzonden voor de Apotheek Stowarzyszenie Pomocy Obywatelskiej im Anna Fischer in Krakau en overige hulppakketten voor derden.

Vanaf april ’16 zijn de goederen  die bestemd zijn voor Chleb Źycie Zuster Magareta Grocholice, Sadowie/Jankowice afgeleverd bij Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów

3.2.3 Projecten en incidentele hulpverlening
 
Financiële hulp is verleend aan:

  • de apotheek van de vrijwilligersorganisatie Członkowie Stowarzyszenia Pomocy Obywatelskiej im. Anny Fiszerowej, € 650,- (incl financiële hulp voor zuster Maya);
  • Maria Kilanowska (contact persoon en coördinator van de activiteiten in Polen) voor incidentele noodhulp € 1.000,00.
De verminderde uitgave voor incidentele hulpverlening met  € 1.050,- wordt geweten aan het niet doorgaan van het werkbezoek in 2016.


4. FINANCIEEL OVERZICHT 2016

4.1 BALANS PER 31-12-2016

activa


passiva



per 31-12-2015
Per 31-12-2016

per 31-12-2015
per 31-12-2016
Kas
         562,85
€.      409,00


Rabobank betaalrekening
     3.565,70
    8.880,60


€ 
SNS-Regiobank
      1.734,25
         46,18


Rabobank spaarrekening
      5.427,51
    3.205,71
eigen vermogen
       11.290,31
   12.541,49
Totaal
   11.290,31
  12.541,49

      11.290,31
     12.541,49

De magazijnvoorraad hulpgoederen, markttenten, inventaris en andere hulpmiddelen (o.a heftruck) zijn niet met een financiële waarde in de balans opgenomen

4.2. EXPLOITATIEOVERZICHT

In het overzicht zijn ter vergelijking de bedragen van het voorgaande jaar opgenomen.

INKOMSTEN 2016 (versus 2015)
Donaties&Subsidies                                       13.727,31    ( 2015    14.138,59 )
Rente                                                                      20,13     ( 2015           43,97 )  
Sponsoractie Parkfeest,                                  €          0,00     ( 2015      1.080,00 ) 
Markten&magazijn verkopen                           6.522,70     ( 2015      6.160,51 )
TOTALE INKOMSTEN                                20.270,14     ( 2015     21.423,07)

UITGAVEN 2016 (versus 2015)

Vervoerskosten hulptransporten                      13.943,00   (2015    17.630,01 )
Humanitaire projecten                                       1.650,00   ( 2015      2.700,00 )
Administratiekosten                                             844,20   ( 2015         675,34)
Relatiebeheer & PR                                              248,90   ( 2015         336,80 )
Vrijwilligersdag                                                    470,00   ( 2015         642,19 )
Magazijn-en laadkosten                                        673,61   ( 2015         401,86 )
Marktkosten                                                          756,65   ( 2015          808,63 )
Overige kosten                                                       432,60  ( 2015         383,98 )
TOTALE UITGAVEN                                     19.018,96   (2015     23.578,81)

Het verschil € 1.152,93 is als toename van de reserves geboekt

4.3 TOELICHTING INKOMSTEN EN UITGAVEN

Het verschil met de uitgave 2015/2016 is vooral een gevolg van het verminderde aantal vrachten (3 st) door de terugloop van het aanbod hulpgoederen.

Een belangrijk deel van de inkomsten wordt verkregen met de kerstactie (in december), waardoor er aan het einde van het boekjaar een verhoogde kaspositie ontstaat.
 
De Sponsoractie Parkfeest Klokke Roeland, is 2016 niet doorgegaan. Het ziet er naar uit, dat deze sponsoractie voor de Stichting tot een einde is gekomen.

4.3.1 Donaties & Subsidies

Substantiële giften (> € 500,00) werden ontvangen van:
Stichting Oud Papier Eijsden                         € 1.350,00
Gemeente Eijsden-Margraten                        € 1.000,00
dhr P. Brouwers Heerlen                                € 1.000,00
Ztrs Barmhartigheid Maastricht                     € 2.500,00
Stg Huls Thewissen                                        € 1.000,00

 De overige donaties (€ 6.877,00) werden in kleinere bedragen van ca 200 (vaste) donateurs ontvangen

 4.3.2 Vervoerskosten

Het vervoer van de hulpgoederen naar Polen werd verricht door het vrachtbedrijf Wiktor uit Krakau.

In 2016 zijn in totaal 12 vrachten uitgevoerd, die € 13.407,00 hebben bedragen.

Voor de vervoerkosten (brandstof) en onkosten gebruik prive bestelbus voor het inzamelen van hulpgoederen is € 536,00 besteed.
 

4.3.3 Humanitaire projecten
Zie toelichting onder punt 3.2.3

4.3.4 Administratiekosten

De post administratiekosten ( € 844,20) bestaat uit de volgende uitgaven:

  • Portokosten                        82,85   (2015  53,20)
  • Bankkosten                      133,38   (2015   €203,10)
  • Verzekering heftruck   €     217,79   (2015   €217,79)
  • Advertentie kerstactie      235,95   (2015  € 235,95)
  • Internetsite                €     90,96   (2015    119,79)
  • printkosten e.d.              83,30   (2015   63,30)



4.3.5 Relatiebeheer                         

In de post relatiekosten zijn begrepen de kosten voor een consumptie voor de ophalers van oudpapier Eijsden, een presentje voor jubileum, ziekte, e.d., evenals de kosten van ca 20 vlaaien, die als attentie voor het verlenen van diensten of het leveren van hulpgoederen, worden aangeboden.
 
4.3.6 Vrijwilligersdag

Jaarlijks wordt een vrijwilligersdag georganiseerd met een hapje en een drankje voor onze vrijwilligers met partner, als blijk van waardering voor de belangeloze inzet gedurende het gehele jaar. Aan de vrijwilligersdag werd door 80 personen deelgenomen incl. (bestuurs)leden van de Stg. Oud Papier Eijsden (vh missiecomité Eijsden) en bestuursleden van Stichting SMHO Meerssen en enkele sponsors en relaties. De kosten hebben € 470,00 bedragen, na aftrek van de sponsoring van € 1250,00 door het Koetshuis Rijckholt en een eigen bijdrage door de genodigden.

4.3.7 Magazijnkosten

Deze post betreft de cateringskosten (o.a.60 vlaaien) en een drankje tijdens en na de laad-en loswerkzaamheden van de ingezamelde spullen.

 4.3.8 Marktkosten

Dit waren vooral de kosten van de deegwaren (€529,08), en de cateringskosten ( €227,57 ),

die gemaakt zijn, tijdens het plaatsen, inrichten en opruimen van de tenten en marktkramen en standbemanning voor de meerdaagse marktdagen.

 4.3.9. Overige kosten

In 2016 is alsnog een vergoeding van € 257,40 toegekend aan de fam. Peters, als bijdrage in de reis-en verblijfskosten voor het werkbezoek naar Krakau in 2014. Achteraf is gebleken dat de andere deelnemers aan dit werkbezoek in 2014 wel hun hotelkosten vergoed hebben gekregen. Als onkosten vergoeding is € 175,-- betaald.

Statutair ontvangen de leden en vrijwilligers van de Stichting geen vergoeding voor verrichte werkzaamheden. Verder kent de Stichting geen declaratiecultuur, waardoor gemaakte kosten als een fiscaal aftrekbare donatie wordt beschouwd.



De financiële verantwoording is door de kascontrolecommissie ( de bestuursleden J. Curfs en
J. Engels) op 2 maart 2017 gecontroleerd en akkoord bevonden (zie bijlage)



Gronsveld 3-4-2017


Het bestuur
Th van de Weerdt         J. Engels               Marcel Brouwers            voorzitter                      secretaris              penningmeester                                                                                                              




















JAARVERSLAG 2015

1. Inleiding

Jaarlijks wordt door de Stichting Hulp aan de Allerarmsten in Polen een rapportage gemaakt van de uitgevoerde activiteiten, met de daarbij behorende de financiële verantwoording.
Deze verslaglegging is volgens de ANBI richtlijnen van de Belastingdienst. De inkomsten zijn naar herkomst gespecificeerd (donaties, sponsoring of verkopen) en de uitgaven zijn verbijzonderd naar de kernactiviteiten, administratie- en organisatiekosten.

1.2 Samenvatting jaarverslag 2015

1.2.1 Activiteiten

In 2015 werden 15 vrachten met hulpgoederen naar humanitaire hulporganisaties in Polen verzonden. Dit was 1 vracht meer dan in het voorgaande jaar 2014.

1.2.2 Financiën
De totale inkomsten hebben € 21.423,07 bedragen. Dit is € 10.300,00 minder dan in 2014.
De financiële reserves bedroegen per ultimo ‘15 € 11.290,31

Totaal bestede uitgaven in 2015 bedroeg € 23.578,81
Dit betrof de vervoerskosten € 17.630,01-, verstrekte financiële hulp2.700,00 en organisatie, en exploitatie kosten € 3.248,80

Onder punt 4 zijn de financiële gegevens nader toegelicht

2. Organisatie


2.1.De statutaire gegevens van de Stichting bij de Kamer van Koophandel

KvK-nummer: 41078130
Status: Rechtspersoon
RSIN nummer 806038445
Rechtsvorm Stichting
Statutaire naam: Stichting Hulp aan de Allerarmsten in Polen
Statutaire zetel: Gronsveld
Bezoekadres: Baroniestraat 12, 6247EG Gronsveld
Telefoonnummer 0434083024 0434081570
Datum akte van oprichting: 21-11-1990
statutenwijziging 02-07-1997
Activiteiten SBI-code: 889994 – Overkoepelende organen, samenwerkings- en adviesorganen en
fondsen op het gebied van welzijnswerk/ welzijnszorg


2.2 Contactgegevens en bestuurssamenstelling:

Het dagelijkse bestuur van de Stichting bestaat uit:

De overige bestuursleden zijn:
Jules Curfs Dr Poelsstraat 12 6247 BW Gronsveld 043-4081706
Wil Dupont Carolusweg 2 6247 CV Rijckholt 043-4081731
Laurent Peeters Dr. Poelsstraat 1 E 6247 BW Gronsveld 043-4082136
Pierre Pinckaers M.L. Kingstr.15 6245 GG Eijsden 043-4092712
Sjir Reinartz Arn.Somyasingel 4 623­1 HV Meerssen 043-364­8143
Martin Schrijnemaekers Vuursteenstraat 6247 CP Rijckholt 043-4082961
Jo Engels Voerenweg 40 6247 EG Rijckholt 043-4082192

2.3 Beleidsplan 2016


De belangrijkste activiteiten zullen bestaan uit:
  • het inzamelen van hoogwaardige hulpgoederen zoals kleding, (school)meubilair, ziekenhuisbedden, medische hulpmiddelen, huisraad, voedsel, e.d. in de (eu)regio Zuid Limburg.
  • Voor 2016 zijn 16 hulptransporten gepland, elk met ca 90m3 (totaal ruim 1600 m3) aan hulpgoederen
  • Het financieel ondersteunen van duurzame projecten van humanitaire organisaties in Polen.
  • Bieden van incidentele noodhulp voor de schrijnende gevallen.

De hulpgoederen zijn met name bestemd voor de Brata Alberta Stichting (de Poolse variant van het Leger des Heils) in Miechow/Krakau , de apotheek voor armlastige patiënten Członkowie Stowarzyszenia Pomocy Obywatelskiej im. Anny Fiszerowej, het therapeutisch instituut voor gehandicapte kinderen Dom Nadziei" Nowa Huta in Krakau en de hulporganisatie Chleb Źycie van de zuster Magareta in Grocholice, Sadowie en Jankowice.

2.4 Beloningsbeleid
Volgens het huishoudelijk reglement van de Stichting (punt 7b) dient iedere medewerker bereid te zijn, alle werkzaamheden pro deo uit te voeren, tenzij de hele groep anders beslist m.b.t. het bereiken van het gestelde doel. Sinds de oprichting van de Stichting in 1990 is nog nooit een dergelijke beloning toegekend.

2.5 Doelstellingen van de Stichting
De hoofddoelstelling van de Stichting zijn samengevat in een viertal kernactiviteiten. Deze hoofddoelen zijn:
  • het inzamelen van relevante hulpgoederen voor hulpbehoevenden in Polen;
  • het verzenden van deze hulpgoederen naar instanties en instellingen die zich in Polen bezighouden met het bieden van onderdak of steun aan thuislozen en hulpzoekenden;
  • het ondersteunen van projecten die een structurele verbetering bieden voor de doelgroep;
  • het bieden van incidentele noodhulp.

3. HULPVERLENING IN 2015


3.1 Doelgroep
De kern van de hulpverlening van de Stichting is het inzamelen en transporteren van bruikbare hulpmiddelen voor hulp aan armlastige noodlijdenden mensen in Polen.
De structurele hulp wordt verleend via humanitaire organisatie ter plaatse zoals:
  • de Brata Alberta Stichting (de Poolse variant van het Leger des Heils) in Miechow/Krakau;
  • de hulporganisatie Chleb Źycie van de zuster Magareta in Grocholice, Sadowie en Jankowice;
  • de apotheek van de vrijwilligersorganisatie Członkowie Stowarzyszenia Pomocy Obywatelskiej im. Anny Fiszerowej;
  • het therapeutische instituut voor van geestelijke gehandicapten kinderen "Dom Nadziei" 31-954 ,os Urocze 15 in Krakau ( de financiële ondersteuning van dit instituut is ook geadopteerd door het missiecomité Eysden).

3.2 De activiteiten van de Stichting:

3.2.1 inzamelen van hulpgoederen en financiële middelen

Meermalen per week worden aangeboden spullen in de regio opgehaald (inzamelen en transporteren van hulpgoederen, opslag en beheren van de magazijnen) Daarbij wordt getracht om zoveel mogelijk selectief te werk te gaan, om alleen goed bruikbare en waardevolle goederen in te nemen, die zeer gewenst zijn bij de ontvangers van de hulp in Polen en de transportkosten rechtvaardigen.
Naast het ophalen van spullen aan huis, komt een groot deel van de aangeboden goederen (vooral kleding) binnen via het inzamelpunt bij de voorzitter Theo van de Weerdt in Rijckholt-Gronsveld

Bij een aantal apotheken in de regio wordt maandelijks de teruggebrachte medicijnen opgehaald, tbv de Apotheek (Apteki Leko-Darow vh Solidartnosc-comité) in Krakau.
Deze medicijnen worden gecontroleerd op hun vervaldatum en volgende Poolse instructies getoetst en geregistreerd overgedragen aan de Apotheek.

In de maand december wordt de jaarlijkse inzamelactie van kerstpakketten gehouden. Deze actie wordt door de lokale kranten "de Limburger" en het "Limburgs Dagblad” publicitair ondersteund met een gesponsorde advertentie.

De Stichting doet niet aan huis aan huiscollectes. Voor het verwerven van de noodzakelijke financiële middelen zijn we aangewezen op donaties, legaten, sponsoring en subsidies.
Een deel van de inkomsten wordt verworven met het deelnemen met verkoopstands aan braderieën en rommelmarkten.

3.2.2 Verzenden van hulpgoederen

Het verzenden van de ingezamelde hulpgoederen is de kernactiviteit van de Stichting.
In 2015 werden 15 vrachten van elk 90 m3 met hulpgoederen, verzonden naar Polen.
Dit was er 1 vracht meer dan in 2014.

Overzicht van de verzonden transporten en hun bestemming

Vracht nr
Verzenddatum

Bestemming in Polen
07-01-2015
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
29-01-2015
Chleb Źycie Zuster Magareta Grocholice, Sadowie/Jankowice
18-03-2015
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
25-032015
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
15-04-2015
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
13-05-2015
Chleb Źycie Zuster Magareta Grocholice, Sadowie/Jankowice
10-06-2015
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
08-07-2015
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
30-07-2015
Chleb Źycie Zuster Magareta Grocholice, Sadowie/Jankowice
20-08-2015
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
09-09-2015
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
07-10-2015
Chleb Źycie Zuster Magareta Grocholice, Sadowie/Jankowice
  1. .
28-10-2015
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
  1. 4
19-11-2015
Schronisko im Św Brata Alberta, Ul Konopnickkiej 11, 32-200 Miechów
  1. 4
18-12-2015
Kerstpakketten Brata Alberta t.a.v. Mw. Kilanowska Krakau

Met de vrachten voor Miechow worden ook de ingezamelde medicijnen verzonden voor de Apotheek Stowarzyszenie Pomocy Obywatelskiej im Anna Fischer in Krakau en overige hulppakketten voor derden.

3.2.3 Projecten en incidentele hulpverlening
Financiële hulp is verleend aan:
  • de hulporganisatie Chleb Źycie van de zuster Magareta in Grocholice, Sadowie en Jankowice € 250,00;
  • het therapeutische instituut voor van geestelijke gehandicapten kinderen "Dom Nadziei" 31-954 ,os Urocze 15 in Krakau ( de financiële ondersteuning is ook geadopteerd door het stg oud papier Eijsden) €250,00;
  • de apotheek van de vrijwilligersorganisatie Członkowie Stowarzyszenia Pomocy Obywatelskiej im. Anny Fiszerowej, €1.200,00 (incl financiële hulp voor zuster Maya);
  • Maria Kilanowska (contact persoon en coördinator van de activiteiten in Polen) voor incidentele noodhulp € 500,00
  • Kinder-adoptiefonds Rupert Mayer € 500,00 -


4. FINANCIEEL OVERZICHT 2015
4.1 BALANS PER 31-12-2015

activa


passiva



per 31-12-2014
per 31-12-2015

per 31-12-2014
per 31-12-2015

Kas
1.042,91
562,85

Rabobank betaalrekening
5.785,35
3.565,70



SNS-Regiobank
1.616,33
1.734,25



Rabobank spaarrekening
5.001,46
5.427,51
eigen vermogen
13.446,05
11.290,31
Totaal
13.446,05
11.290,31

13.446,05
11.290,31
De magazijnvoorraad hulpgoederen, markttenten, inventaris en andere hulpmiddelen (o.a heftruck) zijn niet met een financiële waarde in de balans opgenomen

4.2. EXPLOITATIEOVERZICHT

In het overzicht zijn ter vergelijking de bedragen van het voorgaande jaar opgenomen.

INKOMSTEN 2015 (versus 2014)

Donaties&Subsidies € 14.138,59 ( 2014 20.480,77
Rente € 43,97 ( 2014 € 97,80
Sponsoractie Parkfeest, € 1.080,00 ( 2014 € 3.390,00
Markten&magazijn verkopen € 6.160,51 ( 2014 € 7.754,59
TOTALE INKOMSTEN € 21.423,07 ( 2014 31.723,16
UITGAVEN 2015 (versus 2014)
Vervoerskosten hulptransporten € 17.630,01 (2014 € 16.795,02 )
Humanitaire projecten € 2.700,00- ( 2014 € 3.440,46 )
Administratiekosten 675,34- ( 2014 € 1.100,87)
Relatiebeheer & PR € 336,80 ( 2014 € 408,70)
Vrijwilligersdag € 642,19 ( 2014 € 481,30)
Magazijn-en laadkosten - 401,86- ( 2014 € 725,96)
Marktkosten € 808,63 ( 2014 € 1.045,02)
Overige kosten 383,98- ( 2014 424,00)
TOTALE UITGAVEN € 23.578,81- (2014 € 24.421,33)
Het verschil € 2.155,74 is ten laste van de reserves geboekt

4.3 TOELICHTING INKOMSTEN EN UITGAVEN
Het grote verschil met de inkomsten in 2014/2015 (ruim €10 dzd. minder) komt door de eenmalige bijzondere giften in 2014 ( € 10.500) en een lagere sponsoropbrengst en marktomzet.
Een belangrijk deel van de inkomsten wordt verkregen met de kerstactie (in december), waardoor er aan het einde van het boekjaar een verhoogde kaspositie ontstaat.

4.3.1 Donaties & Subsidies
Substantiële giften (> € 500,00) werden ontvangen van:
Stichting Oud Papier Eijsden € 2.700,00
Gemeente Eijsden-Margraten € 1.389,00
dhr P. Brouwers Heerlen € 2.000,00
Ztrs Barmhartigheid Maastricht € 2.500,00
Stg Huls Thewissen €1.000,00
De overige donaties (€ 4.550,00) werden in kleinere bedragen van ca 200 (vaste) donateurs ontvangen

4.3.2 Vervoerskosten
Het vervoer van de hulpgoederen naar Polen werd verricht door het vrachtbedrijf Wiktor uit Krakau.
In 2015 zijn in totaal 15vrachten uitgevoerd, die € 17.100,00 hebben bedragen.
Voor de vervoerkosten (brandstof) voor het inzamelen van hulpgoederen is € 530,01 besteed.

4.3.3 Humanitaire projecten
Zie toelichting onder punt 3.2.3

4.3.4 Administratiekosten
De administratiekosten ( € 675,34) zijn uitgegeven aan:
  • Portokosten € 53,20 (2014 € 72,80)
  • Bankkosten € 203,10 (2014 € 184,30)
  • Verzekering heftruck € 0,00 (2014 €217,79) 2015 is vooruitbetaald in 2015
  • Advertentie kerstactie € 235,95 (2014 € 235,95)
  • Internetsite € 119,79 (2014 €119,79)
  • printkosten e.d. € 63,30 (2014 € 87,21)

4.3.5 Relatiebeheer
In de post relatiekosten zijn begrepen de kosten voor een consumptie voor de ophalers van oudpapier Eijsden, een presentje voor jubileum, ziekte, e.d., evenals de kosten van ca 20 vlaaien, die als attentie voor het verlenen van diensten of het leveren van hulpgoederen, worden aangeboden.

4.3.6 Vrijwilligersdag
Jaarlijks wordt een vrijwilligersdag georganiseerd met een hapje en een drankje voor onze vrijwilligers met partner, als blijk van waardering voor de belangeloze inzet gedurende het gehele jaar. Aan de vrijwilligersdag werd door 85 personen deelgenomen incl. (bestuurs)leden van de Stg. Oud Papier Eijsden (vh missiecomité Eijsden) en bestuursleden van Stichting SMHO Meerssen en enkele sponsors en relaties. De kosten hebben € 642,19 bedragen, na aftrek van de sponsoring van € 1325,00 door het Koetshuis Rijckholt en een eigen bijdrage door de genodigden.

4.3.7 Magazijnkosten
Deze post betreft de cateringskosten (o.a.60 vlaaien) tijdens de laad-en loswerkzaamheden van de ingezamelde spullen.

4.3.8 Marktkosten
Betreffen de kosten van de deegwaren (€572,00) kosten marktkramen € 65,78 en € 171,00 kosten catering tijdens het plaatsen en opruimen tenten en standbemanning voor de meerdaagse marktdagen.

4.3.9. Overige kosten
De post overige kosten betreft aankoop TomTom (€ 99,99) kascorrectie vals geld (€ 70,00) in inrichten nieuw inzamelpunt Voeren weg 34 te Rijckholt.
Statutair ontvangen de leden en vrijwilligers van de Stichting geen vergoeding voor verrichte werkzaamheden. Verder kent de Stichting geen declaratiecultuur, waardoor gemaakte kosten als een fiscaal aftrekbare donatie wordt beschouwd.

De financiële verantwoording is door de kascontrolecommissie ( de bestuursleden J. Curfs en
J. Engels) op 18 januari 2016 gecontroleerd en akkoord bevonden (zie bijlage)

Gronsveld 20-3-2017
Het bestuur

Th van de Weerdt Wil Doijen Marcel Brouwers




voorzitter secretaris penningmeester